معرفي كايزن
از 1986 كه كتاب كايزن منتشر شد، واژة «كايزن» به عنوان يكي از مفاهيم كليدي مديريت مطرح و پذيرفته شد.
فرهنگ جديد لغات آكسفورد، واژه كايزن را روشي مستمر در بهبود كار، اثربخشي فردي و نظاير آن در قالب فرهنگ كار بيان ميكند. اين واژه در دستور زبان انگليسي جايگاه خاصي دارد.
در زبان ژاپني، كايزن يعني بهبود مستمر، البته بهبودي كه همگان اعم از مديران و كاركنان بايد به آن توجه كنند و تقريباً كم هزينه باشد. فلسفة كايزن، براين اساس بنا شده كه شيوة زندگي ما اعم از كاري، اجتماعي و خانوادگي، بر تلاش در جهت بهبود مستمر تمركز يابد. اين مفهوم براي بسي اري از ژاپنيها به قدري عادي و روشن است كه حتي متوجه دارا بودن و انجام آن نيستند. كايزن سهم بزرگي در موفقيت رقابتي ژاپنيها داشته است.
گرچه بهبودهاي تحت عنوان كايزن كوچك به نظر ميرسند ولي فرايند كايزن در بلندمدت، نتايج چشمگير و هيجانآوري خواهد داشت. مفهوم كايزن، پاسخ به اين سؤال است كه چرا شركتها در ژاپن براي مدتي طولاني، ساكن و بدون حركت نميمانند. تفكر مديران، در كشورهاي غربي، براي ايجاد تغييرات عمده و نوآوري در فناوري، بر اين اصل استوار است كه در كوتاهترين زمان، به آخرين مفاهيم مديريت و روشهاي توليد دست يابند. تأثير نوآوري در تغييرات فناوري، چشمگير و جالب توجه است، در حالي كه فعاليتهاي كايزن، در كوتاهمدت اغلب هيجاني ندارند و بيسروصدا هستند. واقعيت اين است كه نوآوري حركتي سريع براي تغيير فناوري است اما نتايج ناشي از آن اغلب با مشكلاتي همراه است. فرايند كايزن بر پايه تفكر عقل سليم استوار است و با اجراي فعاليتهايي كم هزينه، باعث پيشرفتهاي خارقالعادهاي ميشود. در كايزن دستيابي به موفقيت با خطرپذيري كمتري همراه است و مديران را متحمل هزينههاي گزافي نميكند.
بيشتر فعاليتهاي بينظير مديريتي در ژاپن مانند كنترل كيفيت جامع ، كنترل كيفيت در سطوح شركت حلقههاي كنترل كيفيت و روابط كار به روش ژاپني در واژه كايزن خلاصه ميشود. استفاده از كايزن به جاي واژههايي مانند بهرهوري، كنترل كيفيت جامع، توليد بدون عيب ، توليد بهنگام و سيستم پيشنهادها ؛ تصوير واضحتري از عملكرد كارخانههاي ژاپني را نشان ميدهد. كايزن مانند چتري همة اين فعاليتها را پوشش ميدهد. البته اين فعاليتها، منحصر به مديريت ژاپني نيست و مديران در هر كجاي دنيا ميتوانند به صورت اصول پايه آن را به كار گيرند. هر شركتي در هر نقطه از جهان و از هر مليتي، با برداشتن گامهاي استوار و انجام فرايندهاي صحيح بايد كايزن را به كار برد و از آن بهره گيرد. نمودار (1-1) جز كايزن را نشان ميدهد.
مفاهيم اصولي كايزن
مديريت بايد بعضي مفاهيم اصلي و سيستمها را براي تشخيص راهبرد كايزن و عمل به آن بياموزد، پارهاي از اين مفاهيم عبارتند از:
• كايزن و مديريت
• تأكيد بر فرايند، به جاي تأكيد بر نتيجه هدف
• پيروي از چرخههاي (برنامهريزي، اقدام، مميزي و اجرا) و (استانداردسازي، اقدام، مميزي و اجرا)
• اولويت بخشي به كيفيت در درجه نخست
• اظهارنظر براساس آمار و دادههاي صحيح
• مشتري را فرايند بعدي قلمداد كردن.
كايزن و مديريت
از ديدگاه كايزن مديريت دو وظيفه مهم نگهداري وضع موجود و بهبودبخشي به فرايندها را برعهده دارد (شكل 1-1). نگهداري وضع موجود، شامل آن دسته از فعاليتهايي است كه براي حفظ فناوري جاري، اقدامات مديريتي، استانداردهاي اجرايي و استقرار آنها، از طريق آموزش انجام ميشود. مديريت از طريق حفظ و نگهداري وضع موجود، شرايطي فراهم ميكند كه هركس بتواند از رويههاي استاندارد عمليات تبعيت كند. اما بهبود بخشي به فعاليتهايي اتلاق ميشود كه در جهت ارتقاي استانداردهاي جاري انجام ميشوند. بنابراين تصور ژاپنيها از مديريت، تلفيقي از دو مفهوم نگهداري و بهبودبخشي است.
همانطور كه در شكل 2-1 نشان ميدهد فرايند بهبود به دو صورت كايزن و نوآوري از يكديگر متمايز ميشود. كايزن، بيانگر بهبودهاي كوچك است كه در نتيجه تلاشهاي هدايتگرانه ايجاد ميشود، اما نوآوري، شامل بهبود چشمگير و خارقالعاده در نتيجه سرمايهگذاريهاي كلان است. به دليل جذابيت نوآوري مديران غربي صبر و تحمل ندارند و منافعي را كه كايزن در طولاني مدت براي شركت به وجود ميآورد ناديده يا دست كم ميگيرند. كايزن بر تلاشهاي فردي، باورها، ارتباطات، آموزش، كار تيمي، به كارگيري قدرت تفكر نيروي كار، انضباط فردي، عقل سليم و بهبودهاي كمهزينه تأكيد ويژهاي دارد. از آنجا كه كايزن روندي پايدار و دربرگيرنده تمامي كاركنان شاغل در سازمان ميباشد، تمامي افراد مسئول در سلسله مراتب مديريت همانگونه كه در شكل 1-1 نشان داده شده با برخي از جنبههاي كايزن ارتباط پيدا ميكنند.
تأكيد بر فرايند، به جاي تأكيد بر نتيجة هدف
كايزن، مروج انديشه روند گراپي است، زيرا بهبود فرايندها منجر به بهبود نتايج خواهد شد. بروز نارسايي در دستيابي به نتايج برنامهريزي شده، نشانة وجود نارسايي در فرايند است. مديريت بايد فرايندنگر باشد و با تشخيص خطاهاي فرايند آنها را اصلاح كند. كايزن، بر تلاشهاي انساني تأكيد دارد و اين امر كاملاً مغاير با تفكر غربيهاست كه بر نتيجه هدف تأكيد ميكنند.
نگرش از طريق تأكيد بر فرايند، بايد در معرفي راهبردهاي مختلف كايزن به كار گرفته شود تا اين راهبردها با موفقيت همراه باشند. راهبردها عبارتند از: چرخة برنامهريزي، اقدام، مميزي و اجرا (PDCA)؛ چرخة استانداردسازي، اقدام، مميزي و اجرا (SDCA)؛ كيفيت برتر، كاهش هزينههاي توليد، تحويل به موقع سفارشات، مديريت كيفيت جامع؛ توليد بهنگام؛ و نگهداري و تعميرات. راهبردهاي كايزن در بسياري از شركتها به دليل بيتوجهي به فرايند، موفق نبودهاند. مهمترين عامل در توفيق فرايند كايزن، تعهد و حضور مدير ارشد در صحنه است.
تفاوت ميان تفكر روندگرا و تفكر نتيجهگرا در فعاليتهاي تجاري در نمودار 81- نشان داده شده است. با دقت در نقش مدير متوجه خواهيم شد كه نقش حمايتي و ايجاد انگيزه بر بهبود روندها تأكيد دارد، در حالي كه نقش كنترلي به نتيجه كار اهميت ميدهد. مفهوم كايزن بر نقش حمايتي و ايجاد انگيزه از سوي مديريت در ميان كاركنان براي بهبود روندها تأكيد ميكند. از يك سو مدير به توسعه معيارهاي روندگرا نياز دارد. از سوي ديگر مديريت كنترلي تنها به عملكرد يا معيارهاي نتيجهگرا توجه دارد. براي رعايت اختصار معيار روندگرا را با حرف «ر» و معيار نتيجهگرا را با حرف «ن» نشان دادهايم.
معيار «ر» به علت توجه به تلاش كاركنان و اغلب نياز به دگرگوني رفتاري به ديدگاه بلندمدت نياز دارد در حالي كه معيار «ن» بيشتر حالت مستقيم داشته و كوتاهمدت ميباشد.
از 1986 كه كتاب كايزن منتشر شد، واژة «كايزن» به عنوان يكي از مفاهيم كليدي مديريت مطرح و پذيرفته شد.
فرهنگ جديد لغات آكسفورد، واژه كايزن را روشي مستمر در بهبود كار، اثربخشي فردي و نظاير آن در قالب فرهنگ كار بيان ميكند. اين واژه در دستور زبان انگليسي جايگاه خاصي دارد.
در زبان ژاپني، كايزن يعني بهبود مستمر، البته بهبودي كه همگان اعم از مديران و كاركنان بايد به آن توجه كنند و تقريباً كم هزينه باشد. فلسفة كايزن، براين اساس بنا شده كه شيوة زندگي ما اعم از كاري، اجتماعي و خانوادگي، بر تلاش در جهت بهبود مستمر تمركز يابد. اين مفهوم براي بسي اري از ژاپنيها به قدري عادي و روشن است كه حتي متوجه دارا بودن و انجام آن نيستند. كايزن سهم بزرگي در موفقيت رقابتي ژاپنيها داشته است.
گرچه بهبودهاي تحت عنوان كايزن كوچك به نظر ميرسند ولي فرايند كايزن در بلندمدت، نتايج چشمگير و هيجانآوري خواهد داشت. مفهوم كايزن، پاسخ به اين سؤال است كه چرا شركتها در ژاپن براي مدتي طولاني، ساكن و بدون حركت نميمانند. تفكر مديران، در كشورهاي غربي، براي ايجاد تغييرات عمده و نوآوري در فناوري، بر اين اصل استوار است كه در كوتاهترين زمان، به آخرين مفاهيم مديريت و روشهاي توليد دست يابند. تأثير نوآوري در تغييرات فناوري، چشمگير و جالب توجه است، در حالي كه فعاليتهاي كايزن، در كوتاهمدت اغلب هيجاني ندارند و بيسروصدا هستند. واقعيت اين است كه نوآوري حركتي سريع براي تغيير فناوري است اما نتايج ناشي از آن اغلب با مشكلاتي همراه است. فرايند كايزن بر پايه تفكر عقل سليم استوار است و با اجراي فعاليتهايي كم هزينه، باعث پيشرفتهاي خارقالعادهاي ميشود. در كايزن دستيابي به موفقيت با خطرپذيري كمتري همراه است و مديران را متحمل هزينههاي گزافي نميكند.
بيشتر فعاليتهاي بينظير مديريتي در ژاپن مانند كنترل كيفيت جامع ، كنترل كيفيت در سطوح شركت حلقههاي كنترل كيفيت و روابط كار به روش ژاپني در واژه كايزن خلاصه ميشود. استفاده از كايزن به جاي واژههايي مانند بهرهوري، كنترل كيفيت جامع، توليد بدون عيب ، توليد بهنگام و سيستم پيشنهادها ؛ تصوير واضحتري از عملكرد كارخانههاي ژاپني را نشان ميدهد. كايزن مانند چتري همة اين فعاليتها را پوشش ميدهد. البته اين فعاليتها، منحصر به مديريت ژاپني نيست و مديران در هر كجاي دنيا ميتوانند به صورت اصول پايه آن را به كار گيرند. هر شركتي در هر نقطه از جهان و از هر مليتي، با برداشتن گامهاي استوار و انجام فرايندهاي صحيح بايد كايزن را به كار برد و از آن بهره گيرد. نمودار (1-1) جز كايزن را نشان ميدهد.
مفاهيم اصولي كايزن
مديريت بايد بعضي مفاهيم اصلي و سيستمها را براي تشخيص راهبرد كايزن و عمل به آن بياموزد، پارهاي از اين مفاهيم عبارتند از:
• كايزن و مديريت
• تأكيد بر فرايند، به جاي تأكيد بر نتيجه هدف
• پيروي از چرخههاي (برنامهريزي، اقدام، مميزي و اجرا) و (استانداردسازي، اقدام، مميزي و اجرا)
• اولويت بخشي به كيفيت در درجه نخست
• اظهارنظر براساس آمار و دادههاي صحيح
• مشتري را فرايند بعدي قلمداد كردن.
كايزن و مديريت
از ديدگاه كايزن مديريت دو وظيفه مهم نگهداري وضع موجود و بهبودبخشي به فرايندها را برعهده دارد (شكل 1-1). نگهداري وضع موجود، شامل آن دسته از فعاليتهايي است كه براي حفظ فناوري جاري، اقدامات مديريتي، استانداردهاي اجرايي و استقرار آنها، از طريق آموزش انجام ميشود. مديريت از طريق حفظ و نگهداري وضع موجود، شرايطي فراهم ميكند كه هركس بتواند از رويههاي استاندارد عمليات تبعيت كند. اما بهبود بخشي به فعاليتهايي اتلاق ميشود كه در جهت ارتقاي استانداردهاي جاري انجام ميشوند. بنابراين تصور ژاپنيها از مديريت، تلفيقي از دو مفهوم نگهداري و بهبودبخشي است.
همانطور كه در شكل 2-1 نشان ميدهد فرايند بهبود به دو صورت كايزن و نوآوري از يكديگر متمايز ميشود. كايزن، بيانگر بهبودهاي كوچك است كه در نتيجه تلاشهاي هدايتگرانه ايجاد ميشود، اما نوآوري، شامل بهبود چشمگير و خارقالعاده در نتيجه سرمايهگذاريهاي كلان است. به دليل جذابيت نوآوري مديران غربي صبر و تحمل ندارند و منافعي را كه كايزن در طولاني مدت براي شركت به وجود ميآورد ناديده يا دست كم ميگيرند. كايزن بر تلاشهاي فردي، باورها، ارتباطات، آموزش، كار تيمي، به كارگيري قدرت تفكر نيروي كار، انضباط فردي، عقل سليم و بهبودهاي كمهزينه تأكيد ويژهاي دارد. از آنجا كه كايزن روندي پايدار و دربرگيرنده تمامي كاركنان شاغل در سازمان ميباشد، تمامي افراد مسئول در سلسله مراتب مديريت همانگونه كه در شكل 1-1 نشان داده شده با برخي از جنبههاي كايزن ارتباط پيدا ميكنند.
تأكيد بر فرايند، به جاي تأكيد بر نتيجة هدف
كايزن، مروج انديشه روند گراپي است، زيرا بهبود فرايندها منجر به بهبود نتايج خواهد شد. بروز نارسايي در دستيابي به نتايج برنامهريزي شده، نشانة وجود نارسايي در فرايند است. مديريت بايد فرايندنگر باشد و با تشخيص خطاهاي فرايند آنها را اصلاح كند. كايزن، بر تلاشهاي انساني تأكيد دارد و اين امر كاملاً مغاير با تفكر غربيهاست كه بر نتيجه هدف تأكيد ميكنند.
نگرش از طريق تأكيد بر فرايند، بايد در معرفي راهبردهاي مختلف كايزن به كار گرفته شود تا اين راهبردها با موفقيت همراه باشند. راهبردها عبارتند از: چرخة برنامهريزي، اقدام، مميزي و اجرا (PDCA)؛ چرخة استانداردسازي، اقدام، مميزي و اجرا (SDCA)؛ كيفيت برتر، كاهش هزينههاي توليد، تحويل به موقع سفارشات، مديريت كيفيت جامع؛ توليد بهنگام؛ و نگهداري و تعميرات. راهبردهاي كايزن در بسياري از شركتها به دليل بيتوجهي به فرايند، موفق نبودهاند. مهمترين عامل در توفيق فرايند كايزن، تعهد و حضور مدير ارشد در صحنه است.
تفاوت ميان تفكر روندگرا و تفكر نتيجهگرا در فعاليتهاي تجاري در نمودار 81- نشان داده شده است. با دقت در نقش مدير متوجه خواهيم شد كه نقش حمايتي و ايجاد انگيزه بر بهبود روندها تأكيد دارد، در حالي كه نقش كنترلي به نتيجه كار اهميت ميدهد. مفهوم كايزن بر نقش حمايتي و ايجاد انگيزه از سوي مديريت در ميان كاركنان براي بهبود روندها تأكيد ميكند. از يك سو مدير به توسعه معيارهاي روندگرا نياز دارد. از سوي ديگر مديريت كنترلي تنها به عملكرد يا معيارهاي نتيجهگرا توجه دارد. براي رعايت اختصار معيار روندگرا را با حرف «ر» و معيار نتيجهگرا را با حرف «ن» نشان دادهايم.
معيار «ر» به علت توجه به تلاش كاركنان و اغلب نياز به دگرگوني رفتاري به ديدگاه بلندمدت نياز دارد در حالي كه معيار «ن» بيشتر حالت مستقيم داشته و كوتاهمدت ميباشد.
